Adjoint(e) Administratif(ve)
790 chemin Olivier, Lévis (5 minutes des ponts)
Jour
40 hrs
Permanent
Finar est une entreprise manufacturière de bâtiments d’acier connaissant une croissance continue. Nos façons de travailler sont fondées sur des valeurs humaines. Faire partie de l’équipe Finar, c’est participer à un tout en toute convivialité dans un climat d’écoute et de proximité. C’est aussi le partage de cette fierté éprouvée quand on constate le résultat des projets que l’on vient d’accomplir. Parce que chaque jour, on utilise nos compétences, nos idées et la possibilité d’y mettre notre touche personnelle.
Relevant de la direction, la personne en poste agit comme pivot organisationnel, soutien stratégique et référence administrative, tout en assurant la rigueur documentaire et réglementaire de l’entreprise.
Vous serez également le premier point de contact pour les visiteurs et partenaires.
Tâches et responsabilités
Accueil et communications
- Répondre et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir les visiteurs et partenaires avec professionnalisme
- Gérer le courrier et les colis
- Diriger les demandes vers les bons intervenants
Approvisionnement administratif
- Gérer l’approvisionnement récurrent (papeterie, produits sanitaires, entretien)
- Traiter les demandes internes
- Créer et suivre les bons de commande
- Gérer le cartable SIMDUT (FDS/MSDS)
Comptabilité – rapprochement à trois voies
- Effectuer le rapprochement bons de commande, bons de livraison et factures
- Valider la conformité des transactions
- Préparer les dossiers pour la comptabilité
Conformité fournisseurs et sous-traitants
- Maintenir les dossiers fournisseurs à jour
- Contrôler les assurances et la documentation SST
- Centraliser les contrats et ententes
- Assurer le suivi des échéances
Gestion administrative des immeubles
- Coordonner les commandes d’entretien
- Suivre les interventions des sous-traitants
- Centraliser la documentation
- Assurer la traçabilité des interventions
Gestion documentaire et communications internes
- Structurer l’archivage administratif et technique
- Mettre en place et maintenir les pratiques SharePoint
- Diffuser les communications internes et SST
- Assurer la conformité, incluant la Loi 25
Soutien stratégique
- Prioriser les demandes stratégiques
- Assurer la continuité et la rigueur organisationnelle
Compétences recherchées
Profil recherché:
- Excellentes capacités d’organisation et de priorisation
- Rigueur, discrétion et autonomie
- Aisance relationnelle et professionnalisme
- Bonne maîtrise de la Suite Office et des outils collaboratifs
Programme Avantages +
Chez Finar, nous favorisons une vie saine.
Bien plus qu’un simple régime de retraite et une assurance collective, notre programme couvre trois volets de vie : santé, carrière et équilibre.
EXIGENCES
Permettez-nous de vous découvrir,
une belle carrière vous attend chez Finar !
Votre candidature
à bien été envoyée !
Nous vous remercions de l’intérêt porté à notre offre d’emploi. Nous prendrons le temps d’analyser chaque candidature et contacterons les personnes retenues pour une première entrevue.